¿SIAPOA?

¿Qué es y qué hace el SIAPOA?

El SIAPOA es una herramienta muy útil para la administración, pues facilita a las Instituciones el establecimiento de lineamientos y políticas a seguir para la programación de las actividades de una manera más organizada y acorde a las funciones específicas de cada área. Esto permite:

 - Una mejor distribución de los recursos y del tiempo,
 - Llevar un seguimiento puntual del avance y cumplimiento de las metas establecidas,
 - Elevar la calidad en la obtención de información,
 - Mejorar considerablemente la respuesta ante solicitudes de información de auditores internos y externos, de la Dirección/Rectoría y  de cualquier otra autoridad.

Estos elementos no sólo simplifican el análisis de los procesos sino que constituyen una herramienta invaluable para la toma de decisiones.

Elaboración y seguimiento de POA
Cada departamento cuenta con los elementos necesarios para la planeación, programación y presupuestación de sus actividades anuales, así como para llevar un seguimiento puntual del cumplimiento de sus indicadores y del gasto.


Programación de recursos
Permite a la Institución programar el uso de los recursos financieros por partida y por mes, permitiéndoles modificar dicha programación de acuerdo a sus necesidades.

Programación y adecuaciones de subpresupuesto para los Institutos Tecnológicos Federales, con los detalles de cada gasto por partida y por departamento.

Módulo de requisiciones
Por medio del sistema, los departamentos integran y envían para autorización sus requisiciones de bienes y servicios. Tienen a su disposición las funciones necesarias para dar seguimiento a su requisición desde su envío, autorizaciones, hasta el registro de la orden de compra y las facturas. Recursos Materiales podrá dar seguimiento a las requisiciones por área de modo que, en coordinación con Recursos Financieros, se pueda llevar un control de gastos por departamento. El sistema permite reducir considerablemente el uso de papelería, además de reducir los tiempos de revisión y los trámites burocráticos.

Módulo de comisiones
Cada departamento cuenta con un módulo para capturar y tramitar sus comisiones, con impresión de los formatos oficiales de cada Institución usuaria. Al terminar su comisión, el trabajador comprueba su gasto con el alta del XML de sus facturas y de la documentación requerida. Cuenta con una función para que Recursos Financieros pueda validar las facturas ante el SAT (Servicio adicional opcional).

Los Institutos Tecnológicos Federales podrán imprimir todos los formatos de comisiones del TecNM:

-Oficio de comisión
-Carta compromiso
-Orden de ministración de viáticos nacionales
-Orden de servicio para pasaje nacional
-Gasto de combustible para el personal comisionado
-Informe de comisiones
-Comprobación de viáticos

Relación de gasto ejercido y presupuesto disponible total y por área
Cada departamento cuenta con una tabla que muestra la relación del presupuesto total ejercido contra lo autorizado, actualizada diariamente de acuerdo a los movimientos que se realicen. El Director/Rector de la Institución y los Jefes de área pueden consultar el cumplimiento del POA tanto en actividades como en recursos, teniendo esta herramienta a la mano a cualquier hora.

Impresión de reportes de acuerdo a las necesidades de la Institución
El SIAPOA genera de manera automática e imprime los reportes del POA en formatos requeridos por la Institución, respetando logos y claves. Algunos de los reportes que genera el sistema son: Relación de gasto ejercido y presupuesto disponible total y por área, Concentrado por subsidios, por partida y subpartida, por proyecto, reportes de viáticos para el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, etc.

Asesoría y Soporte técnico en línea
Soporte técnico y asesoría sin costo adicional durante los primeros seis meses a partir de la compra. Hacemos lo necesario para atender de manera inmediata las solicitudes de asesoría y soporte técnico, tratando siempre de brindar un servicio de calidad para que no se vean afectadas las actividades de nuestros clientes.

Beneficios  
- Reducción de tiempo de elaboración del POA
- Ahorro en tiempo, recursos materiales y financieros
- Eliminación de tiempos muertos
- Configuración de base de datos para alimentar el sistema
- Acceso al SIAPOA desde su Smartphone, Tablet, Laptop desde cualquier lugar donde haya internet
- Módulos y funciones diseñados por las Instituciones usuarias, asegurando su utilidad para cualquier Institución que maneja recursos federales.
- Actualizaciones constantes de acuerdo a los requerimientos de los usuarios, lo cual evita que el sistema sea obsoleto al poco tiempo.
- Basado en Sistemas de Gestión de Calidad
- Seguimiento de reportes y del estado actual del POA
- Sistema de información integral (Planeación, programación, presupuestación, compras, comisiones, requisiciones, comprobación de viáticos, captura de facturas, etc)
- Tiene la información actualizada a la mano para consultarla en cualquier momento
- Sistema Multiusuario